Ο “γρίφος” των προμηθειών και πως να τον λύσετε

Ως ιδιοκτήτης ή ως υπεύθυνος σε μια επιχείρηση εστίασης, σίγουρα θα έχετε αντιληφθεί πόσο σημαντικό ρόλο έχουν οι προμήθειες στη λειτουργία του καταστήματος. Ο έλεγχος και η διαχείριση  των αποθεμάτων απαιτούν αφοσίωση, λεπτομερή καταγραφή και μελετημένο προγραμματισμό. Επηρεάζονται και εξαρτώνται από πολλούς παράγοντες και διαφοροποιούνται ανάλογα με το είδος και τις ιδιαιτερότητες που έχει αυτό. Επηρεάζουν με τη σειρά τους όλες τις πτυχές της λειτουργίας της επιχείρησης, καθώς και τα οικονομικά της στοιχεία.

Οι προμήθειες της κουζίνας ενός καφέ ή εστιατορίου

Εστιάζοντας στις προμήθειες που αφορούν στην λειτουργία της κουζίνας, συναντούμε είδη που συντηρούνται σε ψυγεία, στην κατάψυξη ή σε ειδικές συνθήκες υγρασίας και φωτός. Τα περισσότερα έχουν χαρακτηριστικά όπως είναι ο αριθμός  παρτίδας, η ημερομηνία παραγωγής, η ημερομηνία λήξης, η συσκευασία.

Προϋπόθεση για την σωστή διαχείριση αποθεμάτων σε είδη με τέτοια χαρακτηριστικά είναι η λεπτομερής καταγραφή τους. Η τήρηση αρχείου, που να συμβαδίζει στις εγγραφές του με το απόθεμα στο φυσικό σημείο αποθήκευσης και να παρακολουθεί την κατανάλωση των υλικών, είναι απαραίτητη.

Ποιος είναι ο “γρίφος” για τον υπεύθυνο προμηθειών

Ο γρίφος που καλείται να λύσει κάθε φορά ο υπεύθυνος προμηθειών έχει τρία βασικά σκέλη.

• Το ένα είναι πως πρέπει να υπάρχει άμεση διαθεσιμότητα και επάρκεια των προϊόντων αυτών, για την απρόσκοπτη λειτουργία της επιχείρησης.
• Παράλληλα, όμως, θα πρέπει να καταναλώνονται πρώτα τα υλικά με την πιο κοντινή ημερομηνία λήξης, για την μείωση της σπατάλης σε τρόφιμα και την προστασία της επιχείρησης σε οικονομικό επίπεδο.
• Το τρίτο σκέλος είναι η σωστή διαχείριση και η όσο το δυνατό καλύτερη αξιοποίηση των φυσικών χώρων αποθήκευσης, όπως αποθήκες, ράφια, ντουλάπια, ψυγεία, κατάψυξη.

Απαιτήσεις, καθοριστικές για τη λήψη αποφάσεων

Ο γρίφος συμπληρώνεται, επίσης, και με απαιτήσεις που δεν χωρούν εκπτώσεις. Τέτοιες είναι η καλή ποιότητα των υλικών, η επάρκεια και η ασφάλεια των τροφίμων σε κάθε στάδιο της εφοδιαστικής αλυσίδας. Από την παραγωγή, την επεξεργασία και τη συσκευασία, μέχρι την αποθήκευση, τη διανομή και την κατανάλωσή τους.

Φυσικά, το κόστος είναι ένας από τους κυριότερους παράγοντες που επηρεάζουν τις προμήθειες και πρέπει να υπολογίζεται στη λήψη αποφάσεων. Όμως, ένα λάθος που γίνεται συχνά ενδέχεται να “στοιχίσει” σε κάτι περισσότερο από χρήματα. Στην προσπάθεια μείωσης του κόστους, παραβλέπονται άλλοι σημαντικοί παράγοντες. Υπάρχει ένα κάτω όριο στη μείωση του κόστους που αν ξεπεραστεί, επηρεάζει την ομαλή λειτουργία της επιχείρησης και παύουν να καλύπτονται ικανοποιητικά οι απαιτήσεις της ποιότητας, της επάρκειας και της ασφάλειας των τροφίμων.

Ερωτήσεις που πρέπει να θέσετε και να απαντήσετε

• Με τις διαδικασίες που έχετε υιοθετήσει, εξασφαλίζετε την επάρκεια, την σταθερή ποιότητα και την ασφάλεια των τροφίμων;
• Πόσο έτοιμοι είστε να διαχειριστείτε με αποτελεσματικό και γρήγορο τρόπο πιθανές μεταβολές στην ζήτηση, είτε προς τα πάνω είτε προς τα κάτω;
• Έχετε εξασφαλίσει τη δυνατότητα να ανταποκριθείτε άμεσα σε ξαφνικές αλλαγές στις ποσότητες που χρειάζεστε και ιδιαίτερα όταν αυτές αυξάνονται απότομα;
• Αξιοποιείτε σωστά τους υπάρχοντες χώρους αποθήκευσης και έχετε εξασφαλίσει την επάρκεια σε ψυγεία και κατάψυξη;
• Ο τρόπος με τον οποίο παρακολουθείτε τα αποθέματα είναι αποτελεσματικός, σας παρέχει ακριβή τήρηση αρχείου και επιτρέπει να ικανοποιούνται οι απαιτήσεις που αναφέρθηκαν πιο πάνω;
• Έχετε επιλέξει μετά από έρευνα τους κατάλληλους προμηθευτές και αξιόπιστους διανομείς για την καλύτερη διαχείριση των αποθεμάτων και τον έλεγχο των προμηθειών;

Το να θέσετε και να απαντήσετε τα παραπάνω ερωτήματα είναι ένα στάδιο που δεν πρέπει να παραλείψετε. Επιπλέον, θα πρέπει τα επαναλαμβάνεται κατά διαστήματα, στο πλαίσιο διαρκούς βελτιστοποίησης των διαδικασιών σας.

Γιατί είναι σημαντική η τακτική διανομή

Επομένως, ο σωστός χρόνος, η κατάλληλη ποσότητα, ο ενδεδειγμένος χώρος, η καλή ποιότητα και το βέλτιστο κόστος αποτελούν μέρη της ίδιας εξίσωσης. Μπορεί να γίνει αντιληπτό από όσα αναφέρθηκαν πιο πάνω πως στην εφοδιαστική αλυσίδα τροφίμων (food supply chain) η διανομή αποτελεί έναν από τους πιο σημαντικούς παράγοντες.

Η τακτική διανομή εξυπηρετεί τριπλά έναν υπεύθυνο προμηθειών

Όταν ο υπεύθυνος προμηθειών ή ο υπεύθυνος / ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης γνωρίζει πως συγκεκριμένες μέρες και συγκεκριμένες ώρες κάθε εβδομάδα, γίνεται η παράδοση των υλικών από τον διανομέα του, τότε νιώθει περισσότερο σίγουρος

• Πρώτα απ’ όλα γιατί μπορεί να προγραμματίσει με τον καλύτερο δυνατό τρόπο τις προμήθειές του και να ελέγχει αποτελεσματικά το απόθεμά του.
• Από την άλλη μεριά, του παρέχει ένα σημαντικό πλεονέκτημα, αυτό της άμεσης κάλυψης οποιασδήποτε έκτακτης ανάγκης. Ξέρει πως αν διαπιστώσει αύξηση στη ζήτηση κάποιων ειδών, θα μπορεί να προσαρμόσει ανάλογα την επόμενη παραγγελία του και να παραλάβει άμεσα τα υλικά.
• Και επιπλέον, τον βοηθά να περιορίζει τη σπατάλη τροφίμων, αφού εξασφαλίζει το να γίνονται παραγγελίες με τρόπο που ούτε να υπερβαίνουν ούτε να υπολείπονται των πραγματικών αναγκών.

Η FoodFacts είναι ο συνεργάτης που χρειάζεστε

Τυριά και αλλαντικά, κρέμες μαγειρικής, γάλα και γαλακτοκομικά προϊόντα όπως γιαούρτι, αλλά και νέες κατηγορίες τροφίμων που σύντομα θα ανακοινώσουμε, διανέμονται στους επαγγελματίες της εστίασης με συνέπεια, μέσω της υπηρεσίας διανομής X-Van της FoodFacts.

Χαρακτηριστικό της υπηρεσίας διανομής είναι τα τακτικά δρομολόγια στο μεγαλύτερο μέρος της Αττικής (δείτε στον χάρτη τις περιοχές διανομής), τα οποία περνούν από κάθε σημείο 2 φορές την εβδομάδα!

Παραδίδουμε με ασφάλεια και προγραμματισμό στην πόρτα της επιχείρησής σας επώνυμα προϊόντα γνωστών brand όπως είναι  NOYNOY, Barista’s Gold, Debic, Frico, Creta Farms, Θράκης Γεύσεις, Funky Greece, Χυμοί Λακωνία, alpro.

Επικοινωνήστε μαζί μας για να ενταχθείτε στα δρομολόγια που καλύπτουν την περιοχή στην οποία βρίσκεται το κατάστημά σας.

Photography | Design: canva pro